MAIL MERGE ( SURAT MASSAL )

MATERI AJAR               : MAIL MERGE
KELAS                            : X A2, X A4, X A5
JUMLAH JAM                : 2 JP ( 90" )
PERTEMUAN                 : 5

MEMBUAT DOKUMEN MASSAL DENGAN MAIL MERGE PADA MS. WORD 2007

 Mail merge adalah salah satu fasilitas yang disediakan oleh Ms.word untuk mempermudah pekerjaan kita dalam membuat surat atau sertifikat yang isinya sama tetapi tujuannya berbeda. Hanya saja ada sedikit perbedaan dalam proses pembuatannya pada Ms.word 2007 dengan versi sebelumnya, walaupun prinsipnya sama yaitu dengan membuat “Dokumen master” atau “Main document” yaitu dokumen yang berisi surat tersebut yang isinya sama, dan yang kedua membuat “data source” yaitu daftar yang bersi data (seperti :nama, alamat atau tempat tanggal lahir)  yang kemudian kita gabungkan sehingga menjadi dokumen yang kita inginkan.

Berikut adalah langkah-langkah pembuatan dokumen massal pada Ms.word 2007

1.       Membuat “Dokumen master” atau “Main dokumen”, sebagai contoh kita akan membuat sertifikat pelatihan dengan data soruce berisi nama, alamat, kota, dan program pelatihan yang di ikuti, setelah selesai membuat dokumen master maka kita akan melanjutkan pada langkah kedua,

2.       Membuat Data Source

Berikut adalah cara-cara membuat data source pada ms. Word 2007

a.       Klik menu mailings pada toolbar atas, kemudian pilih start mail merge, setelah itu pilih select recipients. Pada menu ini terdapat tiga pilihan, yaitu :

                                                              i.      Type New List, pilihan ini jika kita ingin membuat data source yang baru;

                                                            ii.      Use Existing List, pilihan ini jika kita ingin menggunakan data source yang ada;

                                                          iii.      Select from outlook contacts, pilihan ini jika kita ingin menggunakan data source  yang berasal dari alamat outlook.

Karena kita akan membuat data source yang baru, maka kita pilih pilihan pertama yaitu “Type New List”

b.      Setelah itu akan muncul kotak “New address list”, nah pada kotak inilah kita bisa mengisikan data-data yang akan kita gabungkan dalam dokumen master yang kita buat sebelumnya.

Apabila field  yang disediakan oleh Ms.word tidak sesuai dengan yang kita butuhkan (dalam contoh ini field-field yang kita isikan adalah nama, alamat, kota, dan program) kita dapat menambahnya dengan mengklik tombol customize columns.

c.       Setelah itu akan tampil kotak customize columns,

·         Untuk menambahkan  field-field yang kita butuhkan tekan tombol “add”, (dalam contoh ini tambahkanlah : nama, alamat, kota, dan program);

·         Untuk menghapus field tekan “delete”;

·         Untuk mengubah nama field tekan “rename”;

 

d.      Setelah selesai menambahkan field-field yang kita butuhkan, maka kita kembali ke kotak “New address list” , selanjutnya kita akan mengisi field-field yang telah kita buat dengan data-data yang kita miliki, seperti gambar dibawah berikut ini:

·         Untuk menambah data tekan tombol  “New Entry”

·         Untuk menghapus data tekan tombol “Delete Entry”

·         Untuk mencari data tekan tombol “Find”

 

e.      Jika data yang kita masukkan sudah cukup, tekan tombol OK , setelah itu kita akan diminta untuk menyimpan data source tersebut,

3.       Menggabungkan Data source kedalam Dokumen Master

Setelah kita membuat dokumen master dan data source maka langkah berikutnya adalah menggabungkan isi field yang kita buat tersebut kedalam dokumen master.

Berikut adalah langkah-langkahnya :

·         Letakkan kursor dimana data akan diletakkan;

·         Kemudian pilih menu mailings pada toolbar,  setelah itu pilih select recipients, kali ini kita pilih use existing list,

Kemudian kita akan diminta memilih daftar field yang telah kita buat, pilih file yang kita simpan sebelumnya (lihat langkah 2.e), Setelah itu tekan open.

·         Kemudian pilih tombol insert merge field yang ada pada menu mailings,

 

Maka akan muncul kotak “Insert Merge Field”,

·         Kemudian pilih field yang ingin kita gabungkan pada dokumen master, setelah itu tekan tombol insert.

·         Setelah selesai menggabungkan field dengan dokumen master, maka tampilan dari dokumen master akan seperti berikut :

4.       Melihat Hasil Dari Dokumen Master yang telah digabung

Untuk melihat hasil gabungan dari dokumen master dengan field yang kita masukkan, klik tombol Peview Result yang ada pada menu mailings.

Maka tampilan dari dokumen master akan seperti berikut

              

Demikianlah, langkah-langkah dari membuat dokumen massal dengan mail merge pada ms. Word 2007