NAMA GURU : SRI ASTUTI
MATA PELAJARAN : INFORMATIKA
KELAS : X.2 & X.4
JAM KE : 3 / 8
PERTEMUAN : 2
CP : ELEMEN TIK ( Pada akhir fase E, peserta didik mampu memanfaatkan berbagai aplikasi secara bersamaan dan optimal untuk berkomunikasi, mencari sumber data yang akan diolah menjadi informasi, baik di dunia nyata maupun di internet, serta mahir menggunakan fitur lanjut aplikasi perkantoran (pengolah kata, angka, dan presentasi) beserta otomasinya untuk mengintegrasikan dan menyajikan konten aplikasi dalam berbagai representasi yang memudahkan analisis dan interpretasi konten tersebut.
MATERI : Mail Merge ( Surat Massal )
Pengembangan Materi
Apa Itu Mail Merge?
Mail merge adalah fitur untuk membuat dokumen yang dipersonalisasi berdasarkan data dari suatu sumber. Menggunakan mail merge, Anda dapat membuat email, undangan, atau dokumen lainnya secara massal dengan informasi yang disesuaikan untuk setiap penerima.
Mail merge terdiri dari dua komponen utama, yaitu naskah dokumen dan sumber data. Naskah dokumen merupakan template berisi teks yang sama untuk setiap penerima. Misalnya, template undangan seminar dengan format umum dan informasi yang konsisten, seperti tanggal, waktu, dan tempat acara.
Sementara itu, sumber data berisi informasi spesifik dari setiap penerima, seperti nama, asal perusahaan, dan alamat email. Dokumen ini dapat berasal dari berbagai sumber, seperti database atau file spreadsheet.
Dengan mail merge, Anda tidak perlu repot copy-paste data secara manual dari spreadsheet ke naskah dokumen yang tentunya rawan kesalahan ketik. Contohnya untuk mengirimkan undangan melalui email menggunakan layanan email client, kesalahan penulisan nama penerima dapat diminimalkan.
Namun, fungsi mail merge tidak sebatas mengurangi typo saja, loh. Fitur ini cukup membantu apabila Anda tahu cara memanfaatkannya dengan efisien.
Fungsi Mail Merge
Secara umum, mail merge berfungsi untuk menghasilkan banyak dokumen dengan template yang konsisten dan informasi yang relevan untuk setiap pengguna.
Di samping itu, terdapat beberapa fungsi mail merge lainnya, seperti:
- Menghemat waktu dan upaya yang dibutuhkan untuk mengisi dokumen secara massal.
- Memungkinkan komunikasi yang lebih personal dan menarik bagi setiap penerima.
- Menjamin format, tata letak, dan gaya yang konsisten pada semua dokumen yang dihasilkan.
- Memfasilitasi mailing list, di mana mailing list adalah proses mengirimkan email ke banyak penerima yang sudah ditentukan sebelumnya.
- Memberikan fleksibilitas untuk memperbarui dokumen jika terjadi perubahan data.
Nah, ternyata, mail merge memiliki banyak fungsi yang benar-benar praktis untuk membantu pekerjaan Anda. Apabila Anda ingin mencoba membuatnya, kami akan menjelaskan cara membuat mail merge di bagian berikutnya.
Cara Membuat Mail Merge di Word dan Excel
Meskipun ada banyak software penulisan yang tersedia saat ini, Word dan Excel masih menjadi salah satu yang paling populer. Oleh karena itu, di bagian ini kami akan menjelaskan cara membuat mail merge di Word dan Excel lebih dulu.
Berikut langkah-langkah cara membuat mail merge di Excel dan Word dengan mudah:
- Buat file sumber data di Excel.
- Atur format mail merge.
- Tulis naskah dokumen di Word.
- Hubungkan naskah dengan sumber data.
- Sesuaikan tata letak naskah dan data.
- Pratinjau hasil mail merge.
- Simpan dokumen mail merge.
Tenang, kami akan menjelaskan detailnya langkah demi langkah di bawah ini.
1. Buat File Sumber Data di Excel
Sebelum memulai cara mail merge, Anda perlu membuat file sumber data melalui Microsoft Excel. File sumber data ini akan digunakan untuk menggabungkan informasi ke dalam dokumen melalui mail merge.
Ikuti panduan berikut untuk membuat file sumber data di Excel:
- Buka aplikasi Microsoft Excel dan buat sebuah dokumen baru.
- Siapkan kolom-kolom yang akan digunakan. Di sini, kami membuat kolom untuk informasi Nama, Alamat, dan Nomor Telepon.
- Isi data untuk setiap kolom sesuai kebutuhan Anda. Misalnya, Anda dapat mengisi informasi hingga 5 baris.
- Setelah mengisi data, simpan file Excel Anda dengan nama yang mudah diingat. Sebaiknya simpan file dalam folder spesifik agar mudah diakses di kemudian hari.
Setelah menyiapkan file sumber data, lanjutkan dengan menentukan format dokumen. Langkah ini penting dalam cara membuat mail merge guna memastikan dokumen yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan dan tampil secara rapi.
Untuk mengatur format dokumen mail merge di Word, Anda dapat mengikuti langkah-langkah ini:
- Buka Microsoft Word dan buat sebuah dokumen baru.
- Klik tab Mailings pada toolbar bagian atas, lalu pilih opsi Start Mail Merge.
- Anda akan menemukan beberapa format dokumen, seperti Letters (surat fisik), Email messages (pesan email), dan Envelopes (amplop). Misalnya, Anda ingin membuat surat undangan, maka pilih opsi Letters.
3. Tulis Naskah Dokumen di Word
Berikutnya, Anda dapat menulis isi naskah dokumen dengan aplikasi pengolah kata ini. Naskah dokumen akan menjadi template untuk membuat mail merge di Word, serta menandai tempat untuk memasukkan data.
Anda bisa mengikuti langkah ini untuk membuat naskah dokumen di Microsoft Word:
- Tandai tempat di mana data akan dimasukkan dengan menggunakan bidang pengganti. Misalnya, jika Anda ingin memasukkan nama penerima, ketikkan [Nama] di tempat yang sesuai dalam dokumen.
- Tulis naskah dokumen sesuai kebutuhan dan preferensi Anda.
- Sesuaikan format teks, paragraf, dan elemen desain lainnya menggunakan fitur-fitur yang tersedia.
- Simpan dokumen dengan nama yang relevan dalam folder yang sama dengan file sumber data.
4. Hubungkan Naskah dengan Sumber Data
Apabila sudah selesai menulis naskah dokumen, sekarang saatnya menghubungkan dokumen tersebut dengan file sumber data dari Excel. Pada langkah ini, Anda perlu memasukkan data ke dalam naskah dokumen yang tepat.
Cara menggunakan mail merge untuk mengintegrasikan kedua file tersebut adalah:
- Kembali ke tab Mailings di Microsoft Word, lalu buka menu Select Recipients.
- Di menu Select Recipients, Anda akan melihat tiga opsi sumber data yang berbeda. Jika belum menyiapkan data, Anda dapat memilih opsi Type New List. Namun jika sebaliknya, pilih opsi Use Existing List.
- Karena Anda sudah membuat sumber data tadi di langkah sebelumnya, silakan klik opsi Use Existing List lalu pilih file Excel yang dimaksud.
- Anda juga perlu memilih sheet tempat data penerima disimpan. Jika sumber data disimpan di sheet pertama, pilih opsi Sheet1$ lalu klik OK.
5. Sesuaikan Tata Letak Naskah dan Data
Tahap berikutnya dalam cara membuat mail merge di Microsoft Word adalah mengatur tata letak naskah dan data. Langkah ini memungkinkan Anda menyesuaikan posisi dan tampilan data di dalam dokumen.
Langkah-langkah menyesuaikan tata letak naskah dan data dalam mail merge adalah sebagai berikut:
- Arahkan kursor pada bidang pengganti tempat Anda ingin menempatkan data, seperti di sebelah kanan [Nama].
- Klik menu Insert Merge Field dari tab Mailings. Lalu, pilih kolom yang sesuai dari sumber data, misalnya Nama. Langkah ini akan menempatkan nama penerima sesuai posisi kursor Anda.
- Ulangi poin 1 dan 2 untuk setiap bidang pengganti yang ingin Anda isi, misalnya [Alamat].
- Agar tampilan dokumen lebih rapi, Anda dapat menghapus bidang pengganti sehingga hanya meninggalkan data penerima dalam dokumen.
- Jika ada perubahan informasi di file sumber data, Anda dapat memperbarui isi dokumen dengan mengklik menu Edit Recipient List.
- Lalu, pilih file Excel dari kolom Data Source dan klik tombol Refresh.
6. Pratinjau Hasil Mail Merge
Melakukan pratinjau atau preview hasil mail merge adalah langkah selanjutnya yang tidak boleh Anda lewatkan. Bagian ini bertujuan untuk memastikan keakuratan dokumen dan menghindari kesalahan yang mungkin terjadi.
Setelah menyelesaikan langkah sebelumnya dalam cara membuat mail merge di Word, ikuti panduan berikut untuk melihat pratinjaunya:
- Klik tombol Preview Results pada toolbar bagian atas Microsoft Word.
- Tampilan dokumen akan secara otomatis disesuaikan dengan data yang terhubung dari sumbernya.
- Gunakan tombol navigasi First, Previous, Next, dan Last Record pada toolbar untuk melihat pratinjau data setiap penerima.
7. Simpan Dokumen Mail Merge
Setelah melihat pratinjau dan puas dengan hasilnya, Anda dapat menyimpan dokumen dengan klik menu Finish & Merge sebagai langkah terakhir dalam cara membuat mail merge.
Setelah itu, Anda akan menjumpai 3 opsi penyimpanan yang dapat dipilih, yaitu:
- Edit Individual Documents – Pilih opsi ini jika Anda ingin menyimpan setiap dokumen sebagai file terpisah. Misalnya, jika Anda memiliki 5 data dalam file sumber, maka akan ada 5 file yang tersimpan.
- Print Documents – Jika Anda ingin mencetak dokumen secara langsung tanpa menyimpannya sebagai file terlebih dahulu, pilih opsi ini. Pastikan printer sudah terhubung ke komputer.
- Send E-mail Messages – Opsi ini memungkinkan Anda mengirim dokumen melalui layanan email gratis dari Microsoft Outlook. Pilih opsi ini jika Anda sudah login ke akun Outlook di komputer.
Ini dia hasil akhir dari contoh mail merge di Word yang berhasil Anda buat:
Selamat! Anda telah menyelesaikan cara membuat mail merge di Microsoft Word. Bagaimana, mudah sekali bukan?
Cara Membuat Mail Merge di Google Docs & Sheets
Selain membuat mail merge di Word, Anda juga dapat melakukan hal yang sama melalui Google Docs dan Sheet.
Jika Anda memakai aplikasi pengolahan dokumen milik Google tersebut, berikut adalah cara membuat mail merge:
- Siapkan file sumber data di Sheets.
- Buat template dokumen di Docs.
- Install add-on Mail merge with attachment.
- Integrasikan dokumen dengan sumber data.
- Pratinjau dan simpan mail merge.
Ini dia penjelasan lengkap untuk setiap langkahnya:
1. Siapkan File Sumber Data di Sheets
Sama seperti ketika menggunakan Microsoft Word, Anda perlu menyiapkan file sumber data untuk memulai cara membuat mail merge di Spreadsheet.
Untuk melakukannya, Anda dapat mengikuti panduan di bawah ini:
- Buka layanan Google Sheets di browser Anda.
- Buat kolom-kolom yang diperlukan untuk menyimpan informasi yang akan dimasukkan ke dalam dokumen.
- Isi setiap baris dengan informasi yang relevan sesuai dengan kebutuhan Anda.
- Jangan lupa memberikan nama untuk file Sheet tersebut agar mudah diidentifikasi.
2. Buat Template Dokumen di Docs
Setelah memiliki file sumber data, langkah selanjutnya adalah menulis template dokumen melalui layanan Google Docs. Tak jauh beda dari cara membuat mail merge di Word, berikut adalah langkah-langkahnya:
- Buka tab browser baru dan akses layanan Google Docs.
- Mulailah dengan menyiapkan bidang pengganti di dokumen, yang akan diisi dengan data dari file sumber.
- Tulis naskah dokumen sesuai kebutuhan Anda, serta sesuaikan tata letak dan format teks sesuai preferensi.
- Pastikan untuk memberikan nama yang relevan pada file dokumen agar mudah diakses di lain waktu.
3. Install Add-on Mail Merge
Nah, langkah yang satu ini berbeda dengan Word, di mana Anda perlu menginstall add-on bernama Mail Merge untuk melanjutkan cara mail merge di Google Docs. Dengan add-on ini, Anda dapat mengakses fitur mail merge melalui Google Docs.
Cara install add-on Mail merge adalah sebagai berikut:
- Pilih menu Extensions dari toolbar bagian atas Google Docs Anda.
- Pilih opsi Add-ons > Get add-ons.
- Cari add-on Mail Merge di Google Workspace Marketplace lalu install add-on tersebut.
- Berikan izin akses agar Mail Merge dapat terhubung dengan Google Docs dan Sheets.
4. Integrasikan Dokumen dengan Sumber Data
Apabila sudah menginstall add-on mail merge, Anda dapat dengan mudah menghubungkan template dokumen dengan file sumber data. Ini dia langkah-langkahnya:
- Klik menu Extensions > Mail Merge > Start.
- Pop up mail merge akan muncul di sisi kanan dokumen. Silakan klik Open Spreadsheet lalu pilih file sumber data yang dimaksud.
- Jika sudah, pilih sheet tempat Anda menginput sumber data, misalnya Sheet1.
- Arahkan kursor ke sebelah kanan bidang pengganti. Setelah itu, pilih kolom Merge Field sesuai isian bidang pengganti. Jika sudah, klik Add.
- Lakukan hal yang sama pada bidang pengganti yang lain.
- Untuk merapikan dokumen, hapus bidang pengganti agar hanya menyisakan data dari file sumber.
5. Pratinjau dan Simpan Mail Merge
Terakhir, pratinjau lalu simpan dokumen mail merge untuk menyelesaikan cara membuat mail merge di Docs dan Sheet.
Caranya adalah sebagai berikut:
- Kembali ke sisi kanan dokumen untuk mengakses menu Mail Merge.
- Pilih opsi merger yang tersedia. Misalnya, Test Email untuk mengirim pratinjau ke email Anda, Emails untuk mengirim dokumen ke email penerima, Gmail’s Draft Folder untuk menyimpan dokumen ke folder Draft Gmail, serta Letters untuk menyimpan dokumen sesuai jumlah penerima.
- Jika sudah memilih opsi yang dikehendaki, klik tombol Merger.
Selesai! Anda pun sudah berhasil menyelesaikan semua langkah dalam cara menggunakan mail merge melalui Google Sheets dan Docs. Setelah ini, Anda dapat mengirimkan dokumen melalui email ke banyak penerima.
Namun, ada kalanya email yang Anda kirim tidak sampai ke penerima. Untuk menghindarinya, jangan lupa untuk menyimak alasan kenapa email masuk spam, agar pesan yang Anda kirimkan tidak mengalami nasib serupa.
Mulai Gunakan Mail Merge agar Kerja Lebih Efektif!
Melalui tutorial ini, Anda telah mempelajari cara membuat mail merge menggunakan dua aplikasi berbeda, yaitu Microsoft Office (Word dan Excel), serta Google Workspace (Sheets dan Docs)
Untuk membantu Anda mengingat, berikut adalah cara mail merge Excel ke Word:
- Buat file sumber data di Excel.
- Atur format mail merge.
- Tulis naskah dokumen di Word.
- Hubungkan naskah dengan sumber data.
- Sesuaikan tata letak naskah.
- Pratinjau hasil mail merge.
- Simpan dokumen mail merge.
Sedangkan untuk menggunakan mail merge di Google Docs, langkah-langkahnya sebenarnya tidak jauh berbeda. Hanya saja, Anda perlu menginstal add-on lebih dulu karena Google tidak menyediakan fitur mail merge secara default.
Apa pun aplikasi yang Anda pilih, menggunakan mail merge dapat meningkatkan efisiensi dalam komunikasi. Sebab, mail merge memudahkan Anda membuat dokumen massal namun tetap terasa personal untuk setiap penerima.
Pertanyaan (FAQ) seputar Cara Membuat Mail Merge
1. Apa itu mailings mail merge?Mail merge adalah salah satu fitur di Microsoft Word untuk membuat banyak dokumen sekaligus dengan isi yang dapat disesuaikan dengan informasi pribadi penerimanya.
2. Apa saja dokumen yang dapat dibuat dengan mail merge?Beberapa jenis dokumen yang dapat dihasilkan dengan mail merge antara lain email, surat undangan, sertifikat, amplop, tag nama, tagihan pembayaran, dan berbagai dokumen kustom lainnya.
3. Apa saja komponen mail merge?Dua komponen utama mail merge adalah naskah dokumen utama dan file sumber data. Naskah dokumen adalah file template yang akan menjadi format dasar mail merge, sedangkan file sumber data berisi informasi yang akan dimasukkan ke dalam naskah utama.
4. Apa keuntungan menggunakan mail merge?Kelebihan menggunakan mail merge antara lain efisiensi waktu dalam memproduksi dokumen, konsistensi pada tata letak dan format dokumen, personalisasi informasi dalam isi dokumen, dan kemudahan pembaruan saat terjadi perubahan data.
